Verarbeitung personenbezogener Daten durch die für das Online-Bewerbungsverfahren verantwortliche Stelle

Allgemeine Informationen

Diese Datenschutzerklärung, die sich ausschließlich auf die im Rahmen des Online-Bewerbungsverfahrens erhobenen Daten bezieht, soll Sie darüber informieren, wie Ihre personenbezogenen Daten, die im Rahmen des Online-Bewerbungsverfahrens erhoben werden, bei uns behandelt werden.

Der für die Verarbeitung Verantwortliche

Der für die Verarbeitung Verantwortliche im Sinne des Datenschutzrechts ist:

New Horizon GmbH

Neue Schönhauser Straße 2

13187 Berlin

Handelsregisternummer: HRB 199884

Registergericht: Amtsgericht Berlin

Datenschutzbeauftragter: Spirit Legal, Neumarkt 16-18 Messehofpassage, Aufgang E, 04109 Leipzig

Personenbezogene Daten, die im Rahmen des Bewerbungsverfahrens erhoben werden

Personenbezogene Daten sind alle Einzelangaben über persönliche oder sachliche Verhältnisse einer bestimmten oder bestimmbaren natürlichen Person. Darunter fallen Informationen wie z.B. Ihr Name, Ihre Anschrift, Ihre Telefonnummer und Ihr Geburtsdatum, aber auch Angaben zu Ihrem konkreten beruflichen Werdegang usw., anhand derer eine bestimmte Person mit vertretbarem Aufwand identifiziert werden kann. Informationen, die nicht (un)direkt mit Ihrer wirklichen Identität in Verbindung gebracht werden können, sind jedoch keine personenbezogenen Daten.

Grundlagen und Zwecke der Verarbeitung personenbezogener Daten aus den Bewerbungsunterlagen und während des Bewerbungsverfahrens

Wenn Sie sich auf elektronischem Wege, d.h. per E-Mail oder über unser Online-Formular, bei uns bewerben, erheben und verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten zum Zwecke der Durchführung des Bewerbungsverfahrens und der Vertragsgestaltung. Mit Ihrer Bewerbung über unsere Recruiting-Website bekunden Sie Ihr Interesse an einer Tätigkeit bei uns. In diesem Zusammenhang übermitteln Sie uns personenbezogene Daten, die wir ausschließlich zum Zweck Ihrer Stellensuche / Ihres Bewerbungsverfahrens nutzen und speichern werden.

Dabei werden insbesondere die folgenden Daten erhoben:

Name (Vor- und Nachname)

E-Mail Adresse

Telefonnummer

LinkedIn-Profil (optional)

Kanal, über den Sie uns gefunden haben

Gehaltsvorstellung (optional)

Datum des Stellenantritts

Darüber hinaus haben Sie die Möglichkeit, aussagekräftige Dokumente wie ein Anschreiben, Ihren Lebenslauf und Referenzschreiben hochzuladen. Diese können zusätzliche persönliche Daten wie Geburtsdatum, Adresse usw. enthalten. Nur befugte Mitarbeiter der Personalabteilung und/oder Mitarbeiter, die am Bewerbungsverfahren beteiligt sind, haben Zugang zu Ihren Daten. Die personenbezogenen Daten werden in der Regel ausschließlich zum Zweck der Besetzung der Stelle, auf die Sie sich beworben haben, gespeichert.

Ihre Daten werden für einen Zeitraum von 90 Tagen nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens gespeichert. Dies geschieht in der Regel zur Erfüllung gesetzlicher Vorgaben und/oder zur Abwehr von Ansprüchen aus gesetzlichen Bestimmungen. Nach Ablauf dieser Frist sind wir verpflichtet, Ihre Daten zu löschen oder zu anonymisieren. Im Falle der Anonymisierung stehen uns die Daten nur in Form von so genannten Metadaten ohne direkten Personenbezug für statistische Auswertungen zur Verfügung (z.B. Anteil der männlichen und/oder weiblichen Bewerber, Anzahl der Bewerbungen in einem bestimmten Zeitraum usw.).

Darüber hinaus behalten wir uns vor, Ihre Daten bis zu 120 Tage nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens zu speichern, um sie in unseren Talent Pool aufzunehmen, um weitere für Sie interessante Stellenangebote zu identifizieren. Dazu gehören z.B. Bewerbungen für Ausbildungsplätze oder Praktika. Mit dem Akzeptieren der Datenschutzerklärung erklären Sie sich mit der weiteren Speicherung Ihrer Daten sowie der Aufnahme in unseren Talent Pool einverstanden.

Sollten Sie im Rahmen des Bewerbungsverfahrens eine Stelle bei uns angeboten bekommen und diese annehmen, speichern wir die im Rahmen des Bewerbungsverfahrens erhobenen personenbezogenen Daten mindestens für die Dauer Ihres Beschäftigungsverhältnisses.

Weitergabe von Daten an Dritte

Die im Rahmen Ihrer Bewerbung übermittelten Daten werden mittels TLS-Verschlüsselung übertragen und in einer Datenbank gespeichert. Diese Datenbank wird von der Personio GmbH betrieben, die eine Personal- und Bewerbermanagement-Softwarelösung anbietet (https://www.personio.com/legal-notice/). In diesem Zusammenhang ist Personio unser Auftragsverarbeiter gemäß Artikel 28 der DSGVO. Die Verarbeitung basiert in diesem Fall auf einer Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung zwischen uns als Verantwortlichem und Personio.

Rechte der betroffenen Personen

Wenn wir als für die Verarbeitung Verantwortlicher personenbezogene Daten verarbeiten, haben Sie als betroffene Person je nach Rechtsgrundlage und Zweck der Verarbeitung bestimmte Rechte gemäß Kapitel III der EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO), insbesondere das Recht auf Auskunft (Artikel 15 der DSGVO) und die Rechte auf Berichtigung (Artikel 16 der DSGVO), Löschung (Artikel 17 der DSGVO), Einschränkung der Verarbeitung (Artikel 18 der DSGVO) und Datenübertragbarkeit (Artikel 20 der DSGVO) sowie das Recht auf Widerspruch (Artikel 21 der DSGVO). Wenn die personenbezogenen Daten mit Ihrer Einwilligung verarbeitet werden, haben Sie das Recht, diese Einwilligung gemäß Artikel 7 III der DSGVO zu widerrufen. Um Ihre Rechte als betroffene Person in Bezug auf die im Rahmen dieses Online-Bewerbungsverfahrens verarbeiteten Daten geltend zu machen, wenden Sie sich bitte an unseren Datenschutzbeauftragten (siehe Punkt 2).

Abschließende Bestimmungen

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung jederzeit anzupassen, damit sie jederzeit den aktuellen rechtlichen Anforderungen entspricht oder um Änderungen im Bewerbungsverfahren oder anderen Prozessen Rechnung zu tragen. In diesem Fall gilt die neue Datenschutzerklärung für jeden späteren Besuch dieser Recruiting-Website oder jede spätere Bewerbung. Ergänzend zu dieser Datenschutzerklärung können Sie unsere allgemeine Datenschutzerklärung unter https://www.timeless.investments/datenschutz einsehen.

Ablauf des Bewerbungsverfahrens

Wir verarbeiten die für den Online-Bewerbungsprozess erforderlichen Daten (Name, E-Mail-Adresse und Standort) sowie die Daten, die Sie uns im Zusammenhang mit Ihrer Bewerbung übermittelt haben, um Ihre Eignung für die Stelle (oder andere offene Stellen in unserem Unternehmen) zu prüfen und den Bewerbungsprozess durchzuführen.

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten in diesem Bewerbungsverfahren ist in erster Linie § 26 BDSG in der ab 25.05.2018 gültigen Fassung. Danach ist die Verarbeitung der Daten, die im Zusammenhang mit der Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses erforderlich sind, zulässig. Sollten die Daten nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens zur Rechtsverfolgung erforderlich sein, kann die Verarbeitung auf Grundlage der Voraussetzungen des Art. 6 DSGVO, insbesondere zur Wahrung berechtigter Interessen gemäß Art. 6 Abs.. 1 lit. f) DSGVO. Unser Interesse liegt dann in der Geltendmachung oder Abwehr von Ansprüchen.

Die Bewerberdaten werden im Falle einer Absage nach 6 Monaten gelöscht. Sollten Sie einer weiteren Speicherung Ihrer personenbezogenen Daten zugestimmt haben, werden wir Ihre Daten in unseren Bewerberpool übernehmen. Dort werden die Daten nach zwei Jahren gelöscht. Wenn Sie im Rahmen des Bewerbungsverfahrens eine Stelle erhalten haben, werden die Daten aus dem Bewerberdatensystem in unser Personalinformationssystem übertragen.

Für den Bewerbungsprozess nutzen wir einen spezialisierten Softwareanbieter. Dieser ist als Dienstleister für uns tätig und kann im Zusammenhang mit der Wartung und Pflege der Systeme auch Kenntnis von Ihren personenbezogenen Daten erlangen. Wir haben mit diesem Anbieter einen so genannten Auftragsverarbeitungsvertrag abgeschlossen, der die Zulässigkeit der Datenverarbeitung sicherstellt.

Ihre Bewerberdaten werden nach Eingang Ihrer Bewerbung von der Personalabteilung gesichtet. Geeignete Bewerbungen werden dann intern an die für die jeweilige offene Stelle zuständigen Fachbereichsleiter weitergeleitet. Der weitere Prozess wird dann koordiniert. Im Unternehmen haben nur diejenigen Personen Zugriff auf Ihre Daten, die diese für den ordnungsgemäßen Ablauf unseres Bewerbungsverfahrens benötigen.

Sie haben jederzeit die Möglichkeit, der Verarbeitung Ihrer Daten zu widersprechen. Ihr Widerspruchsrecht besteht aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, sowie wenn die Verarbeitung der Geltendmachung und Ausübung von Rechtsansprüchen oder der Verteidigung gegen Rechtsansprüche dient (Art. 21 Abs. 1 DSGVO).

Ein Widerspruchsrecht besteht insbesondere dann, wenn die Verarbeitung nicht zur Erfüllung eines Vertrages mit Ihnen erforderlich ist, der von uns in der vorstehenden Funktionsbeschreibung beschrieben ist. Im Falle Ihres berechtigten Widerspruchs werden wir die Sachlage prüfen und entweder die Datenverarbeitung einstellen oder anpassen oder unsere zwingenden schutzwürdigen Gründe darlegen, aufgrund derer wir die Verarbeitung fortsetzen werden.

Verarbeitung (personenbezogener) Daten durch den Betreiber der Recruiting-Seite

Allgemeines

Diese Recruiting-Seite wird von der Personio SE & Co. KG betrieben, einem Unternehmen mit Sitz in Deutschland, welches eine Personalverwaltungs- und Bewerbungsmanagement-Software anbietet (https://www.personio.com/legal-notice/). Data). Die im Rahmen Ihrer Bewerbung übermittelten Daten werden per TLS-Verschlüsselung übertragen und in einer Datenbank gespeichert. Für diese Daten ist allein das Unternehmen verantwortlich im Sinne von Art. 24 DSGVO, das dieses Online-Bewerbungsverfahren durchführt. Personio ist lediglich Betreiber der Software und dieser Recruiting-Seite und in dem Zusammenhang Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO. Die Grundlage für die Verarbeitung durch Personio ist hierbei ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung zwischen der verantwortlichen Stelle und Personio. Zudem verarbeitet die Personio SE & Co. KG zur Erbringung ihrer Dienstleistungen, insbesondere für den Betrieb dieser Recruiting-Seite, weitere Daten, die zum Teil auch personenbezogene Daten sein können. Darauf wird im Folgenden näher eingegangen.

Verantwortliche Stelle

Verantwortliche Stelle im Sinne des Datenschutzrechts ist:
Personio SE & Co. KG
Seidlstraße 3
80335 München
Tel.: +49 (89) 1250 1004
Eintragung im Handelsregister
Registernummer: HRA 115934
Registergericht: Amtsgericht München
Datenschutzbeauftragter: privacy@personio.com

Zugriffsprotokolle („Server-Logs“)

Mit jedem Zugriff auf diese Recruiting-Seite werden automatisch allgemeine Protokolldaten, sogenannte Server-Logs, erfasst. Diese Daten sind in der Regel Pseudonyme und erlauben daher keine Rückschlüsse auf eine natürliche Person. Ohne diese Daten wäre es technisch teilweise nicht möglich, die Inhalte der Software auszuliefern und darzustellen. Zudem ist die Verarbeitung dieser Daten aus Sicherheitsaspekten, insbesondere zur Zugriffs-, Eingabe-, Weitergabe- und Speicherkontrolle, zwingend notwendig. Darüber hinaus können die anonymen Informationen für statistische Zwecke sowie für die Optimierung des Angebots und der Technik verwendet werden. Zudem können die Log-Files bei Verdacht auf eine rechtswidrige Nutzung der Software nachträglich kontrolliert und ausgewertet werden. Die Rechtsgrundlage hierfür findet sich in § 25 Absatz 2 Satz 2 TDDDG. Erfasst werden allgemein Daten wie der Domainname der Webseite, der Webbrowser und die Webbrowser-Version, das Betriebssystem, die IP-Adresse sowie der Zeitstempel des Zugriffs auf die Software. Der Umfang dieser Protokollierung geht nicht über den gängigen Umfang jeder anderen Webseite im Internet hinaus. Die Speicherdauer dieser Zugriffsprotokolle beträgt bis zu 7 Tage. Ein Widerspruchsrecht besteht nicht.

Fehlerprotokolle („Error-Logs“)

Zum Zwecke der Fehleridentifizierung und -behebung werden sogenannte Fehlerprotokolle („Error-Logs“) angefertigt. Dies ist zwingend erforderlich, um auf mögliche Probleme bei der Darstellung und Umsetzung von Inhalten möglichst zeitnah reagieren zu können (berechtigtes Interesse). Diese Daten sind in der Regel Pseudonyme und erlauben daher keine Rückschlüsse auf eine natürliche Person. Die Rechtsgrundlage hierfür findet sich in § 25 Absatz 2 Satz 2 TDDDG. Bei Auftreten einer Fehlermeldung werden allgemeine Daten wie der Domainname der Webseite, der Webbrowser und die Webbrowser-Version, das Betriebssystem, die IP-Adresse sowie der Zeitstempel bei Auftreten der entsprechenden Fehlermeldung/-spezifikation erfasst. Die Speicherdauer dieser Fehlerprotokolle beträgt bis zu 7 Tage. Ein Widerspruchsrecht besteht nicht.

Einsatz von Cookies

Teilweise werden auf dieser Recruiting-Seite sogenannte Cookies eingesetzt. Dies sind kleine Textdateien, welche auf dem Gerät, mit welchem Sie auf diese Recruiting-Seite zugreifen, gespeichert werden. Grundsätzlich dienen Cookies dazu, die Sicherheit beim Besuch einer Website zu gewährleisten („unbedingt erforderlich“), gewisse Funktionalitäten wie Standard-Spracheinstellungen umzusetzen („funktional“), das Nutzungserlebnis oder die Performance auf der Webseite zu verbessern („Performance“) oder zielgruppenbasierte Werbung auszuspielen („Marketing“). Auf dieser Recruiting-Seite kommen grundsätzlich nur unbedingt erforderliche, funktionale und Performance Cookies zum Einsatz, insbesondere zur Umsetzung gewisser Voreinstellungen wie bspw. der Sprache, zur Identifizierung des Bewerbungskanals oder zur Analyse der Performance einer Stellenausschreibung, über die eine nutzende Person auf diese Recruiting-Seite gelangt ist. Die Nutzung von Cookies ist für die Erbringung unserer Dienstleistungen und damit für die Erfüllung des Vertrags (Art. 6 (1) b) DSGVO) zwingend erforderlich. Speicherdauer: Bis zu 1 Monat bzw. bis zur Beendigung der Browser-Session Widerspruchsrecht: Sie können über Ihre Browser-Einstellungen selbst bestimmen, ob Sie Cookies erlauben oder der Nutzung von Cookies widersprechen möchten. Bitte beachten Sie, dass eine Deaktivierung der Cookies zu einer eingeschränkten oder komplett unterbundenen Funktionalität dieser Recruiting-Seite führen kann.

Betroffenenrechte

Sofern durch die Personio SE & Co. KG als verantwortliche Stelle personenbezogene Daten verarbeitet werden, haben Sie als betroffene Person in Abhängigkeit von Rechtsgrundlage und Zweck der Verarbeitung bestimmte Rechte aus Kapitel III der EU Datenschutzgrundverordnung (DSGVO), dabei ggf. insbesondere Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO), Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO), Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO), Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO), Recht auf Widerspruch (Art. 21 DSGVO). Sofern die Verarbeitung von personenbezogenen Daten auf Ihrer Einwilligung beruht, haben Sie nach Art. 7 III DSGVO das Recht auf Widerruf dieser datenschutzrechtlichen Einwilligung. Bitte wenden Sie sich zur Geltendmachung Ihrer Betroffenenrechte in Bezug auf die für den Betrieb dieser Recruiting-Seite verarbeiteten Daten an den Datenschutzbeauftragten der Personio SE & Co. KG (siehe Ziffer B.).

Abschließende Bestimmungen

Personio behält sich vor, diese Datenschutzerklärung jederzeit anzupassen, damit sie stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen entspricht oder um Änderungen der Leistungen in der Datenschutzerklärung umzusetzen, z.B. bei der Einführung neuer Services. Für einen erneuten Besuch dieser Recruiting-Seite oder eine erneute Bewerbung gilt dann die neue Datenschutzerklärung.